Datenschutz (Sina-Portal)

1. Datenschutz für die sina Marketing-Plattform (sina App)

Die sina Marketing-Plattform ist ausschließlich ein Unternehmenskunden-Service der Sinfona GmbH. Sinfona verpflichtet sich, die gesetzlichen Bestimmungen zum Datenschutz zu beachten und DSGVO-konform umzusetzen. Sinfona steht für maximale Sicherheit, Zuverlässigkeit und Transparenz im Umgang mit Ihren Daten und Ihrer Privatsphäre.

Im Folgenden informieren wir Sie über den Umgang mit personenbezogenen Daten bei Nutzung unserer Angebote im Internet über unsere Website (https://www.sina.de, https://auth.sina.de) oder als App über mobile Endgeräte.

Sollten Sie Fragen bezüglich der Verwendung Ihrer persönlichen Daten durch uns haben, wenden Sie sich bitte an uns als verantwortliche Stelle (Kontakt unter Ziffer 2).

Dieses Online-Angebot nutzt aus Sicherheitsgründen und zum Schutz der Übertragung personenbezogene Daten und anderer vertraulicher Inhalte (z.B. Bestellungen oder Anfragen an den Verantwortlichen) eine SSL-bzw. TLS-Verschlüsselung. Sie können eine verschlüsselte Verbindung an der Zeichenfolge "https://" und dem Schloss-Symbol in Ihrer Browserzeile erkennen.

2. Wer wir sind (Verantwortlicher für den Datenschutz)

Verantwortlicher für die Datenverarbeitung auf unserem Online-Angebot im Sinne der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) ist die Sinfona GmbH, https://www.sinfona.de/impressum.html. Allgemeine Rückfragen zu unserer sina Marketingplattform richten Sie an: hallo@sina.de.
Kontaktdaten unserer betrieblichen Datenschutzbeauftragten: datenschutz@sina.de.

3. Datenerfassung beim Besuch unseres Online-Angebots

Details zur Datenerfassung beim Besuch des Online-Angebots der Sinfona GmbH finden Sie zu den jeweiligen Seiten wie folgt:

sinfona.de https://www.sinfona.de/datenschutz.html

shop.sinfona.de https://shop.sinfona.de/datenschutz

sina.de https://www.sina.de/datenschutz.html

4. Datenverarbeitung bei Registrierung zur Eröffnung eines Kundenkontos

(a) Sie haben die Möglichkeit, sich als Unternehmen auf unseren Seiten als Kunde/Kundin zu registrieren. Diese Daten verarbeiten wir ausschließlich zur Durchführung des mit Ihnen abgeschlossenen Vertrages über die Nutzung unseres Onlineangebots bzw. zur Abwicklung von Käufen. Diese Datenverarbeitung ist nach Art. 6 Absatz 1 Buchstabe b DSGVO gerechtfertigt.

(b) Alle Angaben sind freiwillig. Zur Abwicklung der Bestellung aufgrund des mit Ihnen abgeschlossenen Kaufvertrages benötigen wir mindestens diejenigen Daten, die im Registrierungsformular mit einem Sternchen (*) gekennzeichnet sind.

Zugriff auf diese Daten haben bei uns intern der Customer-Service und das Marketing, die IT nur zur Behebung von Störungen oder Systemwartung. Die Buchhaltung erhält die zur steuerrechtlichen Abwicklung erforderlichen Berichte.

(c) Eine Löschung Ihres Kundenkontos ist jederzeit möglich. Sie können die Löschung selbst vornehmen oder uns eine entsprechende Nachricht an die o.g. Adresse zukommen lassen. Nach vollständiger Abwicklung des Vertrages bei einem Gastzugang oder Löschung Ihres Kundenkontos werden Ihre Daten mit Rücksicht auf steuer- und handelsrechtliche Aufbewahrungsfristen gesperrt und nach Ablauf dieser Fristen gelöscht.

5. Datenverarbeitung bei Abschluss eines Nutzungsvertrags

(a) Mit einem registrierten Kundenkonto können Nutzungsverträge für Leistungspakete der Marketing-Plattform sina geschlossen werden, um sichere und vertrauenswürdige Dialoge unserer Kunden mit Ihren Endkunden umzusetzen.

(b) Der Kunde ist für die Verarbeitung und Speicherung der von ihm mit der Marketing-Plattform eingegebenen und an Drittanbieter übermittelten personenbezogenen Daten im Rahmen eines datenschutzrechtlichen Verantwortlichen verantwortlich.

(c) Vom Kunden zur Verfügung gestellte Daten seiner Endkunden, z.B. Adress-, Kategorie- und Kommunikations-Daten werden von Sinfona verarbeitet und für die Dauer der Vertragslaufzeit gespeichert. Es gelten diesbezüglich die Bedingungen des geschlossenen Auftragsverarbeitungsvertrags (vgl.7).

(d) Die dem Anbieter durch den Kunden zur Verarbeitung zur Verfügung gestellten personenbezogenen Daten, werden zur Erfüllung der vertraglich vereinbarten Leistung verwendet und gespeichert. Nach Vertragsbeendigung und Erfüllung der Leistung durch den Anbieter und einer anschließenden Karenzzeit von 4 Wochen werden die Daten DSGVO-konform gelöscht. Etwaige Rechte und Vorgaben aus gesetzlich definierten Aufbewahrungs- oder Speicherfristen bleiben hiervon unberührt.

6. Datenverarbeitung im Zusammenhang mit WhatsApp

(a) Voraussetzung für die Nutzung des Zusatzmoduls „Sina WhatsApp Addon inkl. sina Cockpit“ über einen Nutzungsvertrag ist, dass der Kunde Sinfona einen Partner-Zugriff (embedded signup) auf seinen WhatsApp Business Account über die WhatsApp Business API beim Betreiber Meta Platforms Irland Limited zur Verfügung stellt. Die WhatsApp Business API bietet Unternehmen eine DSGVO-konforme und sichere Möglichkeit, mit Kunden zu kommunizieren. Meta verpflichtet sich, die Standardvertragsklauseln der Europäischen Kommission einzuhalten. Dies wird durch die Ergänzung für WhatsApp Business Datenübermittlungen unterstrichen (https://www.whatsapp.com/legal?l=de&lang=de).
(b) Sinfona verpflichtet sich, alle Bedingungen und Vorgaben von Meta bei der Nutzung der WhatsApp Business API einzuhalten (https://developers.facebook.com/terms/dfc_platform_terms/).

(c) Nach Datenschutzvorgaben (DSGVO) ist der Endkunde vom Kunden über die Zusammenarbeit mit der Sinfona GmbH und mit der Meta Platforms Irland Limited zu informieren und sein Einverständnis einzuholen. Nach Übergabe der Daten an die Meta Platforms Irland Limited ist die Sinfona GmbH nicht für deren weitere Verarbeitung verantwortlich.

(d) Der Kunde kann die Löschung aller Daten zu seiner Person und seinem Meta Account durch Kündigung des zugrundeliegenden Nutzungsvertrag nach 5d inkl. aller übermittelten Endkunden-Daten entsprechend des geschlossenen Auftragsverarbeitungsvertrags (vgl.7) veranlassen.

(e) Die sina Marketing-Plattform verwaltet je Endkunde eines Kunden und je Marketingkanal als weisungsgebundener Auftragsverarbeiter einen Opt-In-Status, der zwischen Kunden und Endkunden vereinbart ist (eingeholte Einwilligung) und über Schnittstellen an die Sina Marketing-Plattform übermittelt wird. Entzieht der Endkunde unserem Kunden den OptIn Status zur Nutzung von WhatsApp, ist unser Kunde verpflichtet, diese Änderung an uns über das OpenSina Austauschformat zu übermitteln. Daraufhin wird dieser Endkunde für die WhatsApp Kommunikation gesperrt und es werden alle personenbezogenen Daten zu WhatsApp gelöscht. Darüber hinaus kann der Kunde ebenfalls entsprechend seiner Datenschutz Richtlinien eine vollständige Löschung aller Daten eines Endkunden über das OpenSina Austauschformat veranlassen (vgl. 7e/f).

7. Auftragsverarbeitung

(a) Vom Kunden zur Verfügung gestellte personenbezogene Endkundendaten werden in der Sina Marketing-Plattform entsprechend des geschlossenen Auftragsverarbeitungs-vertrags verarbeitet und ausschließlich in Rechenzentren in Deutschland gespeichert.
(b) Zu den personenbezogenen Endkundendaten gehören Identifikations- und Kontaktdaten: Namen, Vornamen, Titel, Adressen, Telefonnummer, Handynummer, E-Mail-Adresse, Geschlecht, Geburtsdatum, Beziehungs- und Vorgangsdaten: Opt-In-Status, Termindaten, anzuwendende Marketing-Kategorien/Programme, Produkte, Verträge, Vorgänge/Prozesse sowie Gesundheitsdaten von Kunden, Interessenten, Beschäftigte, Lieferanten und Ansprechpartnern.

(c) Die Verarbeitung umfasst das Erheben, das Erfassen, die Speicherung und Übermittlung an beauftragte Dienstleister sowie die anonymisiere Analyse zu Trainings- und Optimierungszwecken.

(d) Der Hauptzweck der Verarbeitung ist die Durchführung von Marketingmaßnahmen im Namen des Kunden auf Basis sogenannter Customer-Journeys im Verlauf der Kundenbeziehung. Dies beinhaltet: a) Verarbeiten, Speicherung und Analyse von Endkundendaten zu diesem Zweck. b) Dialogmarketing: Übermittlung, Empfangen und Speicherung von Nachrichten (SMS, WhatsApp, E-Mail) sowie Versenden definierter automatischer Nachrichten (z.B. Besuchsterminerinnerung). c) Umsetzung von Marketingmaßnahmen: Übermittlung der Daten an Kooperationspartner/Dienstleister zur Umsetzung der Marketingkanäle (Postmailing, E-Mail, WhatsApp, SMS, Tele-Marketing, Social-Media).

(e) Sinfona als Auftragsverarbeiter ist weisungsgebunden und darf die Daten ausschließlich im Rahmen der getroffenen Vereinbarungen und Weisungen des Auftraggebers verarbeiten. Zur Umsetzung von Marketingmaßnahmen erhält der Kunde über sein Kundenkonto Zugriff auf die sina Marketing-Plattform, an die der Kunde über Schnittstellen i.d.R. aus seinem ERP-System Endkunden-Daten inkl. Opt-In sowie Lösch-Informationen über das Open-Sina Austauschformat übergibt. Die sina Marketing-Plattform versendet ausschließlich Nachrichten, wenn Opt-In Freigaben über das Open-Sina Austauschformat vorliegen oder durch entsprechende Verfahren durch den Kunden in der Software sichergestellt werden (z.B. double Opt-In Prozess). Übertragene Löschvermerke für Endkundendaten werden DSGVO-gemäß in der Datenbank der sina Plattform nachvollzogen.

(f) Anfragen zu Löschung und Betroffenenrechte von Endkunden sind direkt an unsere Kunden entsprechend der jeweiligen Datenschutz Richtlinien unserer Kunden zu richten. Die Verantwortlichkeit für die Wahrung der Rechte der betroffenen Personen/Endkunden (einschließlich des Rechts auf Löschung nach Art. 17 DS-GVO) liegt allein beim Kunden. Anfragen von betroffenen Personen/Endkunden, die an Sinfona gerichtet sind, werden über den Sinfona Customer-Service unverzüglich an den Kunden weitergeleitet, abgestimmt und es werden kooperativ alle Maßnahmen (inkl. Auskünfte, Bereinigungen und Löschungen) in der sina Marketing-Plattform unter Weisung des Kunden getroffen, um den Vorfall zu lösen.

(g) Nach Beendigung des Vertrages zwischen Sinfona und Kunde hat Sinfona sämtliche Daten, Unterlagen und erstellte Ergebnisse dem Auftraggeber auszuhändigen oder zu löschen.